Blogposts Tagged ‘Procedures’

Over procedures, controle en valse zekerheden…

Geplaatst op in Marketing, Communicatie, Economie

controle

De volgende weken is mijn agenda aardig gevuld met avond-lezingen over ‘ondernemen in tijden van recessie’.  Ik vertel echter niet altijd wat mijn toehoorders graag willen horen…  Zeker in woelige economische tijden, kan het zinvol zijn te vloeken in een volle kerk.

Zo heb ik  me de voorbije jaren al meermaals geërgerd aan het strakke en verlammende keurslijf dat veel bedrijven zich gewillig laten aanmeten. Om een ‘vlotte werking’ te kunnen garanderen, schrijven ze alles uit in enge procedures en taakomschrijvingen, waar theoretisch geen speld tussen te krijgen is. En toch loopt het in de praktijk nog heel vaak fout… En wat doen ze dan ? Nog een nieuwe procedure uitschrijven… Kafka glundert.

Hoe lang duurt het nog vooraleer men inziet dat deze dwangmatige drang naar ‘organisatie’ en controle absoluut overdreven is ? Bedrijven, scholen, ziekenhuizen, banken…, ze kraken allemaal onder de zware en dure last van procedures, voorschriften, vergaderingen, enz… Worden ze er beter van ? Worden hun klanten, leerlingen, patiënten, er beter van ? En wat is het gevolg voor de motivatie van de werknemers ?

Ik pleit natuurlijk niet voor het afschaffen van regels. Er moet structuur zijn. Organisatie is nodig. Maar wanneer de organistatie belangrijker wordt dan het organisme (wat écht leeft), dan is men verkeerd bezig.

In een zeer stabiele, voorspelbare omgeving kan je heel wat zaken ‘organiseren’ en vertalen in procedures. Geen probleem. Alleen : er bestaan nog nauwelijks stabiele, voorspelbare omgevingen. De globalisering, de EVA-lutie, de technologische onophoudelijke veranderingen, de financiële crisis… Ondernemingen die hier vandaag niet flexibel op kunnen reageren, komen in een dodelijke wurggreep te zitten. Hun ‘veilige organisatie’ is een verstikkende dwangbuis geworden.

Weet u wat nog het allerergste is ? Dat strakke functie-omschrijvingen en duidelijke procedures een perfecte camouflage vormen voor verziekingen en kankers die ondertussen in uw bedrijf onopgemerkt groeien. Neem nu de banksector : het toonbeeld van controle, procedures, enz… Is de recente geschiedenis niet HET bewijs van mijn stelling ? Hoe kon een luchtbel zolang standhouden ? Antwoord : omdat procedures, rapporteringen, controles, enz… iedereen zand in de ogen strooiden!

Wat is de oplossing ? Ik pleit voor meer ‘bezieling’ in organisaties. Die kan je echter niet in procedures vertalen. Alleen een goeie mix van organisatie (taken) en organisme (mensen) kan succesvol zijn. Dit vraagt enorm veel leiderschap.

Mijn tip voor de aanpak van de recessie binnen uw bedrijfsorganisatie :

  1. Vereenvoudig de procedures.
  2. Zorg voor bezieling bij uw medewerkers.
  3. Geef ze meer ruimte en vrijheid om hun (welfafgebakend!) doel te bereiken.
  4. Gooi de mensen die niet met deze vrijheid omkunnen er uit.
  5. Luister aandacht naar de meest kritische (lastige?) medewerkers. Zij hebben vaak de grootste bezieling…
  6. En vooral : geef voortdurend zelf een zeer duidelijke richting en bezieling aan.

Ik weet het : het is aartsmoeilijk, en het zal nooit perfect zijn. Maar wie heeft ooit gezegd dat ondernemen makkelijk is ? U houdt toch van uitdagingen… ?

Share